وظيفة المتحدث الرسمي للمؤسسة باتت ضرورة مُلحة في زمننا الحالي، وتأتي أهمية المتحدث الرسمي من الحاجة إلى وجود شخص يمثل جهة من أجل نقل وجهة نظر أو رسالة تلك الجهة إلى الرأي العام، وتوضيح موضـوع ما أو عرض ما توصلت اليه الجهة من قرارات بصورة تتناسب وطبيعة كل من وسائل الاعلام والجمهور، ما يتطلب من المتحدث أن يتمتع بمهارات عديدة كالإلقاء، والإنصات الجيد، والاتصال والتواصل واللباقة عند التحدث، وفن الحوار واللغة السليمة وغيرها، وذلك وفق أساليب وتقنيات تمكنه من القيام بوظيفته على أكمل وجه.
ونظراً للتطور الكبير في منظومة العمل فإن غالبية المؤسسات الرياضية يجب أن يكون لديها متحدثون رسميون، من أبناء الوسط الإعلامي حصرًا، ولديه دراية ومعرفة بحيثيات العمل الرياضي، وقريبا من سلطة القرار كونه يُعد مؤشرًا إيجابيًا في عملية ترشيح المتحدثين، (وليس كل من هَبَّ و دَب كما هو سائد لدينا اليوم)، إذ تبرز العديد من اللحظات الحساسة والحرجة في حياة المؤسسة تحتاج إلى توضيح للمتعاملين معها أو للرأي العام، من قبل المتحدث وتقع على عاتقه ضرورة معالجتها، ولهذا فإن الدور الذي يقوم به يُعد ذا أثر بالغ الأهمية، وعلى هذه المؤسسات إختيار الأفضل والأصلح، وألا تُقلل من  شأن عمل المتحدث الرسمي  كمحاور ومتحدث.
إن من أكبر المعوقات التي تواجه المتحدثين الرسميين عدم توفر المعلومة الصحيحة والكافية لديهم عند طرح أي إستفسار يتعلق  بالمؤسسة أو النادي الذي من المفترض أن يكون على اطلاع كامل بقضاياه. فالمتحدث الرسمي ليس مطلوبًا منه أن يتحدث عن التحكيم أو البطولات أو غيرها من هذه الأمور، بل نريده أن يسهل وصول المعلومة الرسمية بين النادي ووسائل الإعلام ليحصل أهل الشأن والمشجع، وكل متلقٍ، على معلومة صحيحة بدلًا من الشائعات التي باتت شائعة في مواقع التواصل الاجتماعي.
مهم جدًا أن تدرك المؤسسة الرياضية أهمية المتحدث الرسمي في إيصال المعلومة الصحيحة وجميع الرسائلها التي ترغب في إيصالها للجميع سواء كانت تسويقية أم رياضية أو غيرها من الرسائل، إذ من المفترض أن يكون المتحدث الرسمي هو وسيلة الربط في ذلك.
وعلى الجانب الاخر أيضًا، يجب أن يدرك كل من تسند إليه مهمة المتحدث الرسمي بأن الأمر ليس وجاهة، بل أنه يمثل المؤسسة في كل كلمة سيتحدث بها، سواء كانت مقصودة أم غير مقصودة، وكل فعل يقوم به هو رسمي، عندما يُطرح عليه سؤال ويرفض الرد، فالرسالة هنا أن النادي بأكمله رفض الرد، وعند عدم التعليق، فالرسالة هنا أن المؤسسة بالكامل ترفض التعليق وليس هو شخصيًا من قام بذلك.
لذلك دور المتحدث الرسمي أكبر بكثير من مجرد اسم وظيفي يضاف إلى السيرة الذاتية  لهؤلاء  الأشخاص.